ЕФС-1 — это отчет-конструктор. Он объединил в себе сведения о стаже, трудовой деятельности и взносах «на травматизм». Главная ловушка отчета в том, что у разных его частей разные сроки сдачи. Если вы привыкли сдавать всё «в одной пачке» раз в квартал, готовьтесь к штрафам.
С этого года действует новая форма ЕФС. Она утверждена свежими приказами Социального фонда (СФР). Основная цель обновлений — сделать данные прозрачнее, особенно в части договоров ГПХ и дистанционных сотрудников.
С этого года действует новая форма ЕФС. Она утверждена свежими приказами Социального фонда (СФР). Основная цель обновлений — сделать данные прозрачнее, особенно в части договоров ГПХ и дистанционных сотрудников.
Главное о структуре формы
Форма состоит из титульного листа и двух разделов. Вы не обязаны отправлять весь документ целиком каждый раз. Подается только та часть, по которой произошло «событие»: наняли человека, уволили или закончился квартал. Титульный лист прикладывается всегда
Что и когда сдавать в СФР
Самозанятые и ЕФС-1
Самый частый вопрос бухгалтеров «нужно ли подавать сведения по самозанятым (НПД)?»
Короткий ответ: нет.
Самозанятые сами платят за себя налоги и не являются застрахованными лицами в системе обязательного пенсионного и социального страхования (если только они не вступили в него добрововольно).
Если вы по ошибке включите самозанятого в заполнение формы ЕФС, вы фактически подставите компанию. СФР передаст данные в налоговую, и те придут с проверкой: «Почему вы отчитываетесь за него как за застрахованное лицо? Это подмена трудовых отношений».
Когда самозанятый попадает в отчет: только если вы заключили с ним обычный договор ГПХ и он не применяет режим НПД. В этом случае он становится обычным «физиком», за которого нужно платить взносы и подавать подраздел 1.1.
Короткий ответ: нет.
Самозанятые сами платят за себя налоги и не являются застрахованными лицами в системе обязательного пенсионного и социального страхования (если только они не вступили в него добрововольно).
Если вы по ошибке включите самозанятого в заполнение формы ЕФС, вы фактически подставите компанию. СФР передаст данные в налоговую, и те придут с проверкой: «Почему вы отчитываетесь за него как за застрахованное лицо? Это подмена трудовых отношений».
Когда самозанятый попадает в отчет: только если вы заключили с ним обычный договор ГПХ и он не применяет режим НПД. В этом случае он становится обычным «физиком», за которого нужно платить взносы и подавать подраздел 1.1.
ЕФС и аутсорсинг персонала: кто несет ответственность
- Если люди в штате у подрядчика. Все сведения о стаже и взносах подает подрядчик. Вы платите за услугу по договору, и форма ЕФС — не ваша забота.
- Если вы привлекаете персонал через аутстаффинг (предоставление труда). Здесь сложнее. Отчеты все равно сдает формальный работодатель (агентство), но данные о тарифах «на травматизм» в Разделе 2 могут зависеть от вашего класса профессионального риска.
Для аутсорсинга персонала ЕФС требует четкого договора. Закрепите в нем обязанность подрядчика предоставлять вам копии принятых протоколов СФР. Если подрядчик «завалит» отчетность, проблемы со стажем возникнут у людей, которые работают на вашем объекте, что чревато проверками трудовой инспекции
Что изменилось в правилах заполнения
В 2026 году заполнение формы ЕФС стало строже в деталях:
Дистанционка. Больше не нужно бежать в фонд при каждом переводе сотрудника на удаленный режим, если это не оформлено как постоянное изменение условий труда (перевод).
- Даты ГПХ. Теперь фонд жестко сверяет даты начала и окончания работ по тексту договора. Если в договоре написано «с 1 по 15 число», отчет должен уйти не позже 2-го числа.
- Статусы иностранцев. Появились новые коды для иностранных граждан, которые влияют на расчет пенсионных прав.
Дистанционка. Больше не нужно бежать в фонд при каждом переводе сотрудника на удаленный режим, если это не оформлено как постоянное изменение условий труда (перевод).
Электронная сдача и подписи
Если у вас в компании больше 10 застрахованных лиц (включая тех, кто работает по договорам ГПХ), бумажные отчеты забудьте. СФР их не примет. Нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и настроенный канал ЭДО.
При расчете численности учитывайте всех: и штатных сотрудников, и «гпхшников». Помните, что форма ефс 1 за год (сведения о стаже) — это самый массивный блок данных, где ошибки в ИНН или СНИЛС блокируют прием всего файла.
При расчете численности учитывайте всех: и штатных сотрудников, и «гпхшников». Помните, что форма ефс 1 за год (сведения о стаже) — это самый массивный блок данных, где ошибки в ИНН или СНИЛС блокируют прием всего файла.
Штрафы в 2026 году
Санкции за ЕФС-1 в 2026 году кусаются:
Как спастись
Если нашли ошибку сами — подайте корректировку до того, как ее заметил фонд. Тогда штрафа не будет. Если пришло уведомление от СФР — у вас есть ровно 5 рабочих дней, чтобы исправить данные без санкций.
- 500 рублей за каждого человека, если вы опоздали с кадровым отчетом или ошиблись в данных. Наняли 10 человек и забыли отправить отчет вовремя — минус 5000 рублей.
- 1000 рублей за нарушение формата (сдали бумагу вместо цифры).
- От 5% до 30% от суммы взносов — за просрочку Раздела 2 (травматизм). Минимум — 1000 рублей, даже если взносы нулевые.
Как спастись
Если нашли ошибку сами — подайте корректировку до того, как ее заметил фонд. Тогда штрафа не будет. Если пришло уведомление от СФР — у вас есть ровно 5 рабочих дней, чтобы исправить данные без санкций.
Итог
Чтобы отчетность проходила гладко:
- Не включайте самозанятых в отчет, если они работают на НПД.
- Контролируйте подрядчиков по аутсорсингу: запрашивайте подтверждения сдачи ЕФС.
- Соблюдайте сроки по ГПХ: отчет на следующий рабочий день после подписания договора.