Понятие аутсорсинга
Аутсорсинг (от англ. «outsoursing») — это передача функций или видов деятельности одной компании другой, специализирующейся в нужной области. Например, вместо найма штатного системного администратора или бухгалтера она заключает договор с организацией-аутсорсером, по которому получает необходимые услуги.
Аутсорсингом часто пользуются ИП и небольшие, а порой и крупные бизнесы, поскольку это выгоднее и проще, чем нанимать штатных сотрудников. На аутсорсинг могут передаваться услуги кадровых специалистов, копирайтеров, бухгалтеров, системных администраторов, клинеров, переводчиков, водителей и др.
Принцип работы
При аутсорсинге организация заказывает те или иные услуги у другой организации или специалиста. Этим он отличается от аутстаффинга, при котором сотрудник, трудоустроенный в одной фирме, длительное время выполняет свои трудовые обязанности в другой.
На аутсорс обычно передаются задачи и процессы, необходимые для существования бизнеса, однако не являющиеся для него профильными — зато профильные для аутсорсера. Так компания может сосредоточиться на той деятельности, на которой специализируется, не налаживать новые процессы и не увеличивать штат за счёт сотрудников, для которых может не быть работы в будущем.
Вместо самостоятельного поиска исполнителей организация-заказчик может обратиться к организации-аутсорсеру. Чем занимается аутсорсинговая компания? Она ищет подходящих работников, при необходимости обучает их и распределяет их на объекты заказчиков, а также распределяет и выплачивает им вознаграждение. Таким образом она берёт на себя дополнительные задачи помимо тех, с которыми изначально обратился заказчик.
Цели
Передавая процессы на аутсорс, организации преследуют несколько целей:
- Высвобождение человеческих и финансовых ресурсов для работы над основными задачами. Непрофильные задачи лягут на плечи аутсорсеров, а организация сможет работать эффективнее и развивать новые направления.
- Сокращение бухгалтерской и налоговой отчётности. Поскольку бизнес не нанимает сотрудников, а заказывает услуги, необходимо лишь заключить договор ГПХ; именно организация-аутсорсер берёт на себя всю отчётность.
- Оптимизация HR-отдела. Поскольку сотрудников не приходится постоянно нанимать и увольнять, а также вести по ним отчётность, нужно меньше HR-специалистов. При необходимости можно заказать у аутсорсеров также и кадровые услуги.
- Быстрое расширение бизнеса и комплектация штата. Если появляются новые подразделения, цеха и т. п., то нужно быстро нанять для них персонал, иначе организация понесёт убытки. В таком случае аутсорсинг позволяет выиграть время, пока не появится достаточно постоянных работников, или полностью закрывает потребность в персонале.
Юридическое оформление
Договор с аутсорсером может быть разовым или срочным (например, на год). По нему исполнитель обязуется самостоятельно или при помощи других лиц предоставить услуги в заранее определённом объёме. В договоре должны быть указаны:
- реквизиты обоих сторон;
- срок действия договора;
- периодичность работ/услуг и особые условия, если необходимо;
- полная расшифровка работ/услуг;
- цены.
Например, организация заключает договор на уборку офисных помещений перед рабочим днём. В нём должны быть прописаны периодичность уборки, что именно должно быть сделано, какие средства при этом будут использоваться, и кто будет их предоставлять: заказчик или исполнитель. Если в какой-то из дней необходимо помыть окна, то нужно заключить ещё один аналогичный договор.
Оказание услуг подтверждает акт приёмки-передачи, который подписывается после завершения каждого этапа или после полного завершения работ/оказания услуг.
Формы и виды аутсорсинга
Основные формы аутсорсинга такие:
- Полный: передача целиком какого-либо процесса, например, управления финансами.
- Частичный: передача какой-либо конкретной задачи стороннему исполнителю. Остальной процесс при этом остаётся в ведении заказчика.
- Совместный: передача разных процессов разным исполнителям.
Видов аутсорсинга существует достаточно много: аутсорсинг печатных, юридических, социальных, бухгалтерских услуг, маркетинговых коммуникаций, услуг в сфере розничной торговли и гостиничного или ресторанного дела и т. д. Теоретически, любую непрофильную функцию можно передать внешним исполнителям. Ниже расскажем о нескольких самых распространённых видах аутсорсинга.
IT
Чаще всего на аутсорс отдаётся системное администрирование, хостинг сайтов, разработка и поддержка программного обеспечения или же аренда какой-либо программы или продукта.
Плюсы передачи этих процессов очевидны: компетентный специалист может решить задачу быстро и качественно, при этом нет необходимости нанимать штатных сотрудников, арендовать отдельное помещение. Исчезают проблемы, связанные с чрезмерной загруженностью сотрудников, их болезнью или увольнением.
Финансы
Существует аутсорсинг бухгалтерских услуг. Он удобен для небольших фирм, которые не могут или не считают нужным нанять штатного бухгалтера. У внешнего исполнителя можно заказать услуги учёта и отчётности на предприятии и предоставления её ФНС и иным бюджетным фондам, а также формирования «нулевой отчётности».
Однако заказчик таких услуг всегда рискует сохранностью своей финансовой информации и правильностью ведения отчётности; именно заказчик, а не аутсорсер, несёт ответственность за её правильность и своевременное предоставление. Чтобы избежать штрафов, следует обращаться только к проверенным организациям.
Управление персоналом
Компании часто передают отбор и администрирование персонала на аутсорс, особенно если речь идёт о массовом подборе, когда нужно закрыть множество аналогичных вакансий (например, комплектовщиков, стикеровщиков и т. п.). Если эта деятельность не является профильной для бизнеса, то удобнее и выгоднее передать её организации-аутсорсеру.
У аутсорсинговой компании есть база исполнителей, которая позволяет быстро набирать нужное количество работников. Кроме того, она может формировать гибкий график — работники будут на месте тогда, когда их услуги необходимы. Наконец, она берёт на себя всю необходимую отчётность по предоставляемому персоналу, что позволяет заказчику сосредоточить усилия HR на адаптации штатных сотрудников, построении корпоративной культуры и индивидуальном подборе.
Чаще всего организации прибегают к аутсорсингу логистического, складского, торгового, строительного, производственного персонала: грузчиков, разнорабочих, кассиров, комплектовщиков и стикеровщиков.
Юридические услуги
Юридический аутсорсинг — передача стороннему исполнителю правового обеспечения организации. Такой исполнитель может решать все юридические вопросы или только их часть — например, представлять заказчика в суде. Частичный аутсорсинг удобен, если в организации уже есть сотрудники-юристы, но они не могут решить конкретную задачу, полный — если штатных сотрудников нет вообще.
В целом же юридический аутсорсинг подходит для малого и среднего бизнеса, поскольку у него не всегда есть возможность нанять штатного специалиста. Передача же соответствующих функций стороннему исполнителю помогает сократить расходы.
Маркетинговые коммуникации
Иногда на аутсорс передаются также функции, которые традиционно выполняют штатные маркетологи. Это может быть исследование рынков, реклама и PR, подготовка отдельных проектов или мероприятий. Также можно нанять опытного независимого консультанта для описания маркетинговых процессов.
Насколько бы сложная и специфическая задача ни возникла, при аутсорсинге можно всегда нанять специалиста, наиболее подходящего для её выполнения, или воспользоваться услугами маркетингового агентства.
Выводы
- Аутсорсинг — заказ услуг у стороннего исполнителя.
- При этом важен результат, а не время работы или конкретный исполнитель (если в договоре прописана возможность привлекать третьих лиц).
- На аутсорс можно отдать непрофильные процессы или задачи, полностью или частично.
- Аутсорсингом может воспользоваться любой предприниматель или организация.
- Заказать можно практически любые работы или услуги.
- Это выгодно при непостоянном объёме работ и/или выраженной сезонности.
- Отношения между заказчиком и исполнителем регулируются договором гражданско-правового характера.
- Выполнение работ/оказание услуг подтверждается актом приёмки-передачи. Акт можно составить после каждого этапа или при полном завершении работ.
