Плюсы и минусы аутсорсинга для предприятия: чем выгоден аутсорс

Как и любой другой вид деятельности, аутсорсинг имеет свои преимущества и недостатки. Правильно используя первые и помня о вторых, можно достичь высоких результатов. Именно об этом пойдёт речь в статье. 

Экономия времени и ресурсов

Аутсорсинг позволяет привлекать исполнителя только тогда, когда он нужен, чтобы выполнить ту или иную задачу. Также для аутсорсера не нужно организовывать рабочее место: в зависимости от конкретной специализации исполнитель может работать из дома. В некоторых случаях можно обойтись даже без аренды офиса и расходов на него.

Компания-аутсорсер обычно заключает договоры гражданско-правового характера как со своими исполнителями, так и с клиентами. Это означает, что заказчику не нужно беспокоиться о больничных и отпускных, которые положены штатному сотруднику, а также включать в свои траты страховые и пенсионные отчисления.

Контроль персонала

Если человек не работает в офисе, с ним может быть трудно контактировать: связаться через мессенджеры или онлайн-встречи сложнее, чем прийти в соседний кабинет и поговорить лично. Разумеется, не со всеми сотрудниками нужно взаимодействовать постоянно, однако иногда это необходимо, чтобы вовремя внести правки и скорректировать недочёты.

Кроме того, аутсорсер может быть занят несколькими проектами сразу, а потому относиться к вашей задаче менее внимательно или выполнять её медленнее, чем мог бы. При этом контролировать такого сотрудника довольно трудно.

Оба этих фактора могут привести к потерям времени и снижению эффективности бизнеса. Однако этот риск значительно снижается при работе с компанией-аутсорсером. Именно она берёт на себя контроль и управление исполнителями и гарантирует, что услуга будет оказана в надлежащие сроки.

Качество оказания услуг

Те, кто только собирается работать с аутсорсерами, часто опасаются, что исполнитель может выполнить поставленную задачу некачественно. В конце концов, он не боится потерять своё рабочее место, которого просто нет, его нельзя мотивировать повышением или увеличением зарплаты.

Тем не менее, этот страх совершенно напрасен: сама по себе модель аутсорсинга исключает этот риск. Если штатный сотрудник получает зарплату независимо от того, есть ли у него задачи, то работа аутсорсера оплачивается по факту: задача выполнена — вознаграждение выплачено. Если она выполнена некачественно, сотрудничество прекращается. Следовательно, аутсорсер не получит новый заказ или часть вознаграждения. Если это не единичный случай, его репутация может пострадать.

Поэтому в интересах аутсорсера выполнить задачу быстро и качественно. Кроме того, как уже было написано выше, контроль и управление берёт на себя аутсорсинговая организация, что особенно важно, когда над одной задачей работают несколько исполнителей: например, бригада разнорабочих занимается разгрузкой фур.

Адаптация персонала

Как и любому другому сотруднику, аутсорсеру нужно время, чтобы адаптироваться к особенностям организации: её бизнес-процессам, корпоративным правилам или фирменному стилю, если речь идёт, например, о дизайнере или копирайтере. Это может стать проблемой, если исполнители часто меняются: каждый раз их приходится заново обучать. Усилия и время тратятся впустую.

Однако есть способ скорректировать эту ситуацию. Перед началом работы представитель аутсорсера проводит брифинг, выявляет специфику бизнеса и проекта, а затем подбирает наиболее подходящих исполнителей. При необходимости проводится дополнительное обучение.

Отсутствие трудовых споров

В некоторых случаях сотрудничество по ГПХ, характерное при аутсорсинге персонала, имеет преимущества перед работой по трудовому договору.

Во-первых, появляется возможность расширять бизнес, не увеличивая штат. В таком случае юридически она будет считаться малым предприятием (если удовлетворяет требованиям о размере доходов и доле участия других компаний в уставном капитале) и может претендовать на получение соответствующих льгот.

Во-вторых, трудовых споров намного меньше: работник или обращается к своему нанимателю, то есть аутсорсеру, или, если спор разрешить нельзя, прекращает сотрудничество.

И, наконец, состав и количество работников довольно просто регулировать. Например, если первоначально было нанято 4 человека, а оказалось, что нужно только 2, то можно продолжить сотрудничество только с ними.

Упрощение документооборота

Ещё один несомненный плюс аутсорсинга — отсутствие кадрового документооборота и бухгалтерской отчётности по внештатным сотрудникам. Всё это ложится на организацию-аутсорсера. Нет и необходимости распределять вознаграждение между исполнителями. Заказчику нужно лишь заключить договор, подписать акты приёма-передачи и перечислить оплату аутсорсеру согласно договору. Кроме того, регулярные проверки персонала государственными службами не затронут организацию, поскольку исполнители не оформлены в ней.

И наконец, поскольку штат намного меньше, чем без аутсорсинга, нет нужды нанимать дополнительных сотрудников в HR-отдел. А уже имеющиеся сотрудники могут сосредоточиться на таких задачах как построение корпоративной культуры и поиск специалистов.

Признание трудовых отношений

Пользуясь аутсорсингом, необходимо помнить о том, что существует риск переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые. Если исполнитель обратится в суд, и тот найдёт признаки трудовых взаимоотношений, то работодатель будет обязан принять исполнителя в штат и уплатить соответствующие налоги.

Взаимоотношения могут посчитать трудовыми, если:
– исполнитель выполняет трудовую функцию, то есть работает в определённой должности;
– в интересах и под контролем своего нанимателя;
– он делает это лично;
– сотрудничает с нанимателем долгое время;
– соблюдает трудовой распорядок и должностную инструкцию;
– находится на рабочем месте в рабочее время;
– имеет регулярные выходные и отпуск;
– получает вознаграждение (единственный/основной источник его доходов) и т. д.

Если применение договора ГПХ обосновано, этот риск сводится к нулю.

Универсальность услуги

На аутсорсинг можно передать любую непрофильную функцию или бизнес-процесс. Если необходимо, организация может даже передать производство своей продукции или её компонентов — особенно это распространено в автомобилестроении.

Это актуально не только для крупных международных организаций, но и для малого бизнеса или индивидуальных предпринимателей. Найм штатного специалиста может быть экономически нецелесообразен; тем не менее, немногие бизнесы могут обойтись без услуг, например, бухгалтера, юриста или системного администратора.

Аутсорсинг предполагает некоторую степень зависимости от сторонних исполнителей, и всегда есть риск, что подрядчик не справится с задачей. Тем не менее, нельзя сказать, что этот риск повышается при использовании аутсорсинга: напротив, если вы будете недовольны исполнителем, его можно быстро заменить, тогда как штатного сотрудника — далеко не всегда.

Конфиденциальность

Более серьёзная проблема — возможная утечка информации. Условия конфиденциальности прописываются в договоре и официально закрепляются, тем не менее привлечь подрядчика к ответственности чрезвычайно трудно.

В зависимости от того, какие именно процессы передаются внешним исполнителям, этот риск может быть больше или меньше, или вовсе отсутствовать, поскольку разные сотрудники получают доступ к разной информации.

Также этот риск можно уменьшить, отдав предпочтение проверенной организации: репутационные и финансовые потери, которые могут последовать за раскрытием конфиденциальной информации, ей попросту невыгодны.

Если вы всё же опасаетесь раскрывать конфиденциальную информацию и не хотите, чтобы она стала известна третьим лицам, то лучше отдать предпочтение найму сотрудников в штат. Также можно заключить соглашение о неразглашении (NDA).

Выводы

При правильном применении аутсорсинг позволяет сэкономить время и ресурсы. В отдельных случаях он может повлиять и на затраты, напрямую не связанные с персоналом: например, избавить от аренды офиса и необходимости нанимать дополнительных специалистов по кадрам.

Можно искать внештатных исполнителей самостоятельно, однако намного проще обратиться к организации-аутсорсеру, у которой уже есть проверенные исполнители.