Материал актуален на август 2026 года.
На складе работали 320 человек. Через полгода в штате осталось 110. При этом количество обработанных заказов сохранилось, площадь объекта не уменьшилась, смены идут по прежнему графику.
Для бизнеса такая динамика может быть результатом автоматизации, передачи отдельных процессов подрядчику или роста производительности. ФНС увидит другой вопрос: кто теперь выполняет работу 210 выбывших сотрудников и где отражены выплаты этим людям?
Само сокращение штата не является нарушением. Риск возникает, когда компания не может связать прежний объём труда с новой организационной моделью.
Почему сокращение численности может привлечь внимание ФНС
Налоговая сопоставляет показатели компании за разные периоды. Резкое снижение численности становится заметным, когда выручка, производственная мощность или количество операций остаются на прежнем уровне.
ФНС располагает данными из расчётов 6-НДФЛ и РСВ, сведениями о выплатах самозанятым, налоговой отчётностью и другой информацией. В материалах вебинара отмечено, что при анализе рисков также учитываются банковские операции, средняя зарплата, прежние места работы самозанятых, продолжительность отношений и доля дохода от одного заказчика.
Как выглядит подозрительная динамика
Допустим, за год в компании произошли следующие изменения:
- численность снизилась с 320 до 110 человек;
- фонд оплаты труда сократился на 60%;
- объём выпуска остался прежним;
- расходы на услуги подрядчиков выросли в четыре раза;
- появились регулярные выплаты самозанятым;
- часть уволенных сотрудников продолжила ходить на тот же объект.
Каждый факт можно объяснить. В совокупности они требуют понятной экономической модели.
ФНС прямо относит к факторам риска ситуацию, когда в компании слишком мало официально оформленных работников для её масштаба. При работе с самозанятыми налоговая также оценивает постоянный график, контроль заказчика, использование его оборудования и отсутствие самостоятельности исполнителя.
Что ФНС увидит до запроса документов
Инспектор начинает с цифр. Он сравнивает период до сокращения и после него.
Численность и выплаты работникам
ФНС может сопоставить:
- среднесписочную численность;
- количество физических лиц в РСВ;
- выплаты по данным 6-НДФЛ;
- среднюю заработную плату;
- начисленные страховые взносы;
- изменение фонда оплаты труда.
С апреля 2026 года сведения о среднесписочной численности организаций в сервисе «Прозрачный бизнес» обновляются ежемесячно. Там же публикуются сведения о налоговой задолженности, режимах налогообложения, доходах, расходах и уплаченных налогах.
Расходы на внешних исполнителей
Налоговая посмотрит, куда переместились расходы после сокращения.
Частые варианты:
- оплата подрядчику по аутсорсингу;
- выплаты частному агентству занятости;
- услуги самозанятых;
- договоры ГПХ с физическими лицами;
- расчёты с взаимозависимой компанией;
- переводы нескольким субподрядчикам.
Рост расходов сам по себе не доказывает нарушения. Инспектора заинтересует, кто получил деньги и кто реально выполнил работу.
Производственные показатели
ФНС может запросить данные, которые объясняют загрузку персонала:
- количество выпущенной продукции;
- число собранных заказов;
- объём отгрузки;
- машинные часы;
- загрузку производственных линий;
- площадь обслуживаемого объекта;
- количество смен;
- производительность одного работника.
Главный разрыв
До сокращения один работник обрабатывал 70 единиц за смену. После сокращения показатель внезапно вырос до 190 единиц, хотя оборудование и технология не изменились.
Такой рост требует доказательств. Общей фразы «провели оптимизацию» будет мало.
Какие вопросы задаст ФНС
Инспектор постарается восстановить, как компания сохранила прежний объём работы после сокращения.
Вопрос 1. Какие процессы исчезли или изменились
Компании нужно объяснить, какие функции больше не выполняет собственный штат.
ФНС может спросить:
- какие подразделения сократили;
- какие операции автоматизировали;
- какие функции передали на сторону;
- какие участки объединили;
- какие должности исключили;
- как изменились нормы выработки.
Что подготовить
Нужна схема процессов до и после сокращения. В ней должно быть видно, куда перешла каждая функция.
При автоматизации пригодятся договоры на оборудование, акты ввода в эксплуатацию, технические задания, отчёты о производительности и документы об обучении оставшихся сотрудников.
Вопрос 2. Кто выполняет работу уволенных сотрудников
Это центральный вопрос проверки.
Ответ «подрядчик» вызовет новые вопросы:
- какой именно подрядчик;
- сколько у него работников;
- кто является их работодателем;
- где они оформлены;
- кто платит им зарплату;
- кто начисляет НДФЛ и страховые взносы;
- есть ли субподрядчики.
На объекте ежедневно работают 180 человек подрядчика, а его среднесписочная численность составляет семь человек. В такой ситуации нужно раскрыть всю цепочку исполнителей и подтвердить роль каждого участника.
Вопрос 3. Куда перешли сокращённые сотрудники
ФНС проверит, появились ли бывшие сотрудники:
- у нового подрядчика;
- в компании той же группы;
- среди самозанятых;
- среди исполнителей по договорам ГПХ;
- в реестрах пропусков объекта;
- в банковских выплатах посредников.
Особенно рискован групповой переход, при котором люди формально меняют статус, но сохраняют прежнее место, функцию, график и руководителя. ФНС учитывает прежние места работы самозанятых, регулярность выплат и связь нового заказчика с бывшим работодателем.
Пример
Компания уволила 80 упаковщиков. Через месяц те же люди вернулись на производство через подрядчика. Они работают на прежней линии, получают задания от того же начальника смены и ходят по старым пропускам.
Формально плательщик изменился. Организация труда осталась прежней.
Вопрос 4. Кто управляет внешними работниками
Инспектор выяснит, кто:
- составляет персональные графики;
- распределяет людей по участкам;
- согласовывает отсутствие;
- фиксирует опоздания;
- ведёт табель;
- назначает переработки;
- принимает решение о замене;
- применяет взыскания.
При обычном аутсорсинге подрядчик самостоятельно управляет своей командой. Заказчик передаёт производственное задание координатору и принимает результат.
Если заказчик руководит каждым человеком, модель может выглядеть как скрытые трудовые отношения или предоставление персонала через компанию без необходимого правового статуса.
Вопрос 5. Способен ли подрядчик выполнить договор
ФНС проверит реальные ресурсы контрагента:
- численность;
- руководителей объектов;
- фонд оплаты труда;
- технику и оборудование;
- помещения;
- опыт;
- субподрядчиков;
- размер налоговых платежей.
Красивый договор не компенсирует отсутствие людей и инфраструктуры.
Если заявленный подрядчик лишь подписывает акты и переводит деньги дальше, возникает риск применения статьи 54.1 НК РФ. ФНС оценивает реальность исполнения, фактического исполнителя и осведомлённость налогоплательщика об обстоятельствах сделки.
Вопрос 6. Что именно компания покупает у подрядчика
В договоре написано «оказание складских услуг». В актах указано только количество людей и часов.
Инспектор спросит:
- какой результат получен;
- как рассчитана цена;
- чем подтверждён объём;
- кто принял услугу;
- как учитывался брак;
- почему заказчику требовалось конкретное число людей.
Слабый акт
«Предоставлено 80 комплектовщиков на 12 часов».
Содержательный акт
«Скомплектовано 14 600 заказов, обработано 31 800 товарных единиц, уровень ошибок составил 0,24%, нарушения зафиксированы в приложении».
Первый вариант описывает рабочую силу. Второй показывает результат услуги.
Вопрос 7. Где отражены налоги и страховые взносы
ФНС сопоставит численность исполнителей с:
- фондом оплаты труда подрядчика;
- 6-НДФЛ;
- РСВ;
- сведениями о физических лицах;
- выплатами самозанятым;
- налоговой задолженностью.
Если сотни людей ежедневно работают на объектах, а официальный фонд оплаты труда подрядчика минимален, потребуется объяснить расхождение.
При выявлении неформальной занятости налоговая может доначислить НДФЛ и страховые взносы. Также возникают пени и налоговые санкции.
Как объяснить сокращение штата цифрами
Полезно составить баланс высвободившегося труда. Налоговый кодекс не требует такой таблицы, но она помогает связать сокращение с реальными изменениями.
Пример расчёта
До изменений компания использовала 300 работников. После изменений осталось 120. Нужно объяснить сокращение 180 рабочих единиц.
Автоматизация
Новая сортировочная линия заменила труд 60 человек.
Подтверждения:
- инвестиционный проект;
- договор поставки;
- акт ввода оборудования;
- данные о мощности;
- отчёт о выработке.
Передача процесса подрядчику
Упаковку готовой продукции передали подрядчику. Для процесса требуется 90 человек.
Подтверждения:
- решение о передаче функции;
- договор;
- техническое задание;
- документы о ресурсах подрядчика;
- отчёты и подробные акты.
Изменение технологии
Перестройка маршрутов и объединение операций высвободили ещё 30 человек.
Подтверждения:
- новые технологические карты;
- хронометраж;
- нормы выработки;
- отчёты до и после изменений.
Итого объяснены все 180 сокращённых рабочих единиц. Цифры складываются в понятную модель.
Какие документы нужно подготовить
Документы о причине сокращения
Соберите:
- решение руководства;
- расчёт экономического эффекта;
- новую организационную структуру;
- штатное расписание до и после;
- описание изменённых процессов;
- показатели производительности;
- документы по автоматизации.
Документы по подрядчикам
Нужны:
- результаты проверки контрагента;
- сведения о его численности и ресурсах;
- перечень субподрядчиков;
- информация о работодателях людей;
- документы о координаторе объекта;
- подтверждения сдачи 6-НДФЛ и РСВ;
- справка о фонде оплаты труда;
- заявки, отчёты и подробные акты.
Документы с объекта
Проверьте:
- пропускную систему;
- графики;
- табели;
- сменные задания;
- рабочие чаты;
- журналы инструктажей;
- реестры внешнего персонала.
Что должно совпадать
Договор говорит, что подрядчик самостоятельно организует работу. На объекте должен присутствовать его координатор. Персональные графики и замены ведёт подрядчик. Заказчик контролирует безопасность, объём и качество.
Когда договор описывает одну модель, а переписка показывает другую, ФНС опирается на фактическую работу.
Какие объяснения звучат слабо
«Мы просто повысили производительность»
Покажите расчёт, технологические изменения и фактическую выработку. Рост в два раза без инвестиций и изменения процесса вызывает дополнительные вопросы.
«Всех людей оформляет подрядчик»
Укажите конкретного работодателя, численность, фонд оплаты труда и налоговую отчётность. Формулировка «все оформлены правильно» ничего не подтверждает.
«Уволенные сотрудники сами стали самозанятыми»
ФНС выяснит, кто предложил регистрацию, сохранились ли прежние обязанности и кто создаёт чеки.
«Подрядчик отвечает за всё»
Заказчику всё равно придётся объяснить, почему он выбрал контрагента без ресурсов и как контролировал исполнение крупного договора.
Что делать до получения требования ФНС
Провести внутреннюю сверку
Возьмите период до сокращения и после него. Сопоставьте:
- Численность.
- Фонд оплаты труда.
- Производственный объём.
- Расходы на подрядчиков.
- Выплаты физическим лицам.
- Количество людей на объекте.
- Налоговые платежи подрядчиков.
Найти необъяснённую разницу
Если штат сократился на 200 человек, а документально объяснена замена только 130, остаётся разрыв в 70 рабочих единиц.
Именно эту зону инспектор будет исследовать первой.
Исправить текущую работу
Документы задним числом не исправят прошлые периоды. Текущую модель можно привести в порядок:
- раскрыть субподрядчиков;
- назначить координатора;
- разделить полномочия;
- перейти к измеримому результату;
- проверить оформление людей;
- прекратить централизованное управление самозанятыми;
- сопоставить цену с налогами и зарплатой.
Главный вывод
Сокращение штата при сохранении объёма работы требует простого объяснения: кто теперь выполняет каждую функцию и за счёт чего выросла производительность.
ФНС сопоставит численность, выплаты, подрядчиков, самозанятых, пропуска, производственные показатели и показания людей. Затем проверит, сложилась ли новая законная модель или штат сохранился фактически, сменив только договоры и получателей денег.
Сильная позиция компании строится на цифрах. Автоматизация подтверждается оборудованием и выработкой. Аутсорсинг подтверждается ресурсами подрядчика и результатом услуги. Законное предоставление персонала подтверждается статусом поставщика и документами работников.
Фраза «мы провели оптимизацию» объясняет решение руководства. ФНС потребуется увидеть, как эта оптимизация работает в реальности.