Изменения в трудовом законодательстве в 2026 году: подробный разбор для HR и бухгалтерии

2025-12-05 11:17 Новости рынка

С 2026 года работодателям придётся жить в режиме «цифра + контроль + социальные гарантии».

Растёт МРОТ, меняются правила по иностранцам и инвалидам, заканчивается переход на электронные трудовые, усиливается отчётность по условиям труда, запускают новые форматы проверок и электронных повесток.

Это не точечные поправки, а смена «рабочей среды» для кадровика и бухгалтера.

Зарплата, МРОТ и соцпособия

МРОТ с 1 января 2026 года

С 1 января 2026 года федеральный МРОТ: 27 093 ₽ в месяц (ФЗ от 28.11.2025 № 429-ФЗ).

В 2025 году он был 22 440 ₽ — рост на 4 653 ₽, или почти на 21 %.

Что это значит для работодателя:

все сотрудники на полной ставке при норме часов должны получать не меньше 27 093 ₽ до НДФЛ;
доплата до МРОТ считается без ночных, сверхурочных, районных коэффициентов и других «надбавок за отклонения» ;
за зарплату ниже МРОТ — штрафы по КоАП, плюс почти гарантированная жалоба в ГИТ.

Что сделать HR и бухгалтеру:

выгрузить список сотрудников с низкими окладами;
пересчитать доплаты до МРОТ и убедиться, что они корректны;
обновить штатное расписание, трудовые договоры, положения об оплате труда и премировании.

Социальные пособия и больничные

Из-за роста предельной базы взносов и МРОТ в 2026 году:

максимальный среднедневной заработок для больничных — 6 827,40 ₽ в день (сумма предельных баз за два года / 730) ;
минимальный среднедневной при расчёте пособий «из МРОТ» — примерно 890–900 ₽ в день (27 093 × 24 / 730) .

Важно помнить:

первые 3 дня больничного работника оплачивает работодатель, дальше — Социальный фонд;
все больничные — только электронные (ЭЛН), смотрите их через интеграцию с СФР и «Социальным ЭДО»;
по ребёнку до 8 лет первые 15 дней в году по каждому случаю ухода оплачиваются в размере 100 % среднего заработка, вне зависимости от стажа.

Практический вывод
HR должен оперативно:

отслеживать появление ЭЛН,
передавать в СФР данные о стаже, зарплате, режиме работы,
контролировать, чтобы сотрудник не терял в выплатах из-за ошибок в данных.

Профессии, трудовые книжки и цифровые документы

Новый ОКПДТР ОК 016-2025

С 1 января 2026 года действует новый Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов — ОК 016-2025 (ОКПДТР) (приказ Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст) .

Новый ОКПДТР:

сменил классический классификатор 1994 года;
добавил десятки современных профессий: SMM-менеджер, копирайтер, коуч, специалист по ИИ, инженер по 3D-печати, специалисты по экологии, контенту и т. д.;
используется для статистики и анализа кадрового состава, в т.ч. для Росстата .

Что нужно сделать до конца 2025 / в начале 2026:

пройтись по штатному расписанию и сверить должности с новым ОКПДТР;
поправить формулировки в:

— трудовых договорах,
— должностных инструкциях,
— приказах о приёме/переводе/увольнении,
— локальных актах, где есть привязка к должности;

использовать новые коды и названия в отчётности (ЕФС-1, формы Росстата и др.).

Если наименование в договоре и в штатке расходится с ОКПДТР — это риск вопросов при проверке, особенно в госсекторе и крупных компаниях.

Электронные трудовые книжки: переход завершён

С 1 января 2026 года переходный период на электронные трудовые книжки де-факто заканчивается:

новые работники с 2026 года оформляются только в электронном формате — бумажную книжку заводить не нужно;
бывшие сотрудники с «бумагой» могли до конца 2025 года подать заявление о сохранении бумажной формы — для них работодатель продолжает вести книжку параллельно с электронными сведениями;
ключевой источник данных о стаже — электронные сведения СФР, которые работник видит через «Госуслуги» или в виде выписки (СТД-СФР, СЗВ-ТД).

Сведения по форме СЗВ-ТД нужно сдавать не позднее следующего рабочего дня после приказа о приёме, переводе, увольнении и др. За просрочку — штраф 300–500 ₽ за каждого работника.

Что важно HR:

настроить стабильный обмен данными с СФР через 1С, Контур, другие системы;
проверить, что сотрудники кадров обучены работе с электронными документами, форматами СЗВ-ТД, СТД-СФР;
при найме ориентироваться не только на выписку СТД-СФР: стаж до 2020 года может не попасть в электронную выписку, пока сотрудник не «оцифрует» свою бумажную книжку в СФР.

Электронный кадровый документооборот (ЭКД): добровольно, но выгодно

Согласно ст. 22.2 ТК РФ работодатель вправе, а не обязан переводить кадровые документы в электронный формат. Никакого «всеобщего обязательного ЭКД с 2026 года» нет.

Но:

электронные трудовые договоры и приказы имеют полную юридическую силу, если подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП);
для локальных актов и части договоров с физлицами можно использовать иные виды ЭП, если это прямо согласовано сторонами;
для дистанционных работников закон требует именно КЭП и заключения договора в течение 3 рабочих дней с начала работы.

Плюсы ЭКД:

нет дублирования на бумаге,
меньше затрат на хранение,
проще аудит и поиск документов,
удобнее работать с удалёнными и гибридными форматами занятости.

Как внедрять ЭКД:

Издать приказ о переходе на электронный документооборот.
Утвердить положение о ЭКД (что ведём в цифре, как подписываем, как храним).
Получить согласия сотрудников на электронный документооборот.
Выбрать и настроить HR-систему (1С, облачные решения и т. д.).
Выпустить КЭП и машиночитаемые доверенности для ответственных.

Дистанционная работа: без новых законов, но с высокими рисками ошибок

На 2026 год новых поправок в главу о дистанционной работе нет, но ранее принятые изменения теперь стали «обычной реальностью»:

договор с дистанционным работником, как правило, заключается в электронной форме с КЭП обеих сторон;
используются форматы: постоянная удалёнка, временная, комбинированная (часть дома, часть в офисе);
ФЗ № 407-ФЗ обязывает закреплять в договоре:

— режим работы и порядок взаимодействия,
— компенсацию затрат на связь и оборудование,
— порядок вызовов в офис,
— основания и порядок прекращения удалённого режима.

В Госдуме обсуждаются инициативы расширить права на удалёнку для отдельных категорий (родители, беременные, родители детей-инвалидов), но на начало 2026 года эти предложения не стали законом — за ними нужно следить отдельно.

Охрана труда, медосмотры и медкнижки

Психиатрические освидетельствования: новый порядок

С 1 марта 2026 года действует обновлённый Порядок обязательных психиатрических освидетельствований (приказ Минздрава от 02.07.2025 № 392н) :

из перечня исключены работники, имеющие доступ к гос-тайне — для них достаточно обычных медосмотров;
если при периодическом медосмотре врач обнаружил признаки психического расстройства, работодатель обязан выдать направление на внеочередное психиатрическое освидетельствование;
комиссия по освидетельствованию теперь состоит только из врачей-психиатров, без смешанных комиссий.

Этот временный порядок действует до 1 сентября 2028 года.

Что нужно сделать:

обновить положение о медосмотрах и локальные акты по охране труда;
проверить договоры с медорганизациями: прописаны ли новые требования;
обучить кадровиков и специалистов по ОТ: если врач «даёт сигнал» — направление на психосвидетельствование выдавать обязательно.

Несовершеннолетние: новые нормы тяжестей

С 1 марта 2026 года вступает в силу приказ Минтруда от 10.06.2025 № 369н с новыми нормами подъёма и переноса тяжестей подростками до 18 лет :

юноши 14–15 лет при постоянной работе могут поднимать до 3 кг, 16–17 лет — до 4 кг;
у девушек лимиты ниже на 1 кг (2 и 3 кг соответственно);
если переноска грузов занимает не более трети смены, разрешены большие разовые веса (для юношей 16–17 лет — до 13 кг, при редких подъёмах — до 24 кг);
суммарные дневные нагрузки (в кг за смену) тоже увеличены по сравнению со старыми нормами.

Нарушение норм по тяжестям для несовершеннолетних – прямое нарушение ст. 265 ТК РФ и серьёзный риск штрафов и предписаний от ГИТ.

Что пересмотреть:

инструкции по охране труда для работников до 18 лет;
перечень работ, где допускается труд подростков;
фактическую нагрузку и организацию труда в подразделениях, где работают школьники и студенты.

Медкнижки: бумага живёт до 01.09.2026

Переход на электронные личные медицинские книжки продлён до 1 сентября 2026 года (приказ Минздрава от 30.07.2025 № 457н) :

до этой даты можно оформлять и вести бумажные медкнижки;
после — предполагается переход к полностью электронному формату на базе госинформационной системы.

Для работодателей из сфер с обязательными медкнижками (общепит, медицина, образование, торговля и др.) это окно, чтобы:

настроить взаимодействие с системой электронных медкнижек;
переучить персонал;
подготовить IT-инфраструктуру и, при необходимости, электронные подписи медработников.

Отчётность по условиям труда и кадрам

С 2026 года:

вводится новая годовая форма № 1-Т «Условия труда» (приказ Росстата от 22.07.2025 № 348) с данными о результатах СОУТ, компенсациях за вредные условия, СИЗ и т. п. ;
обновлены и другие формы кадровой статистики (1-Т, П-4 и др.), включая порядок отражения отдельных категорий работников (например, сотрудницы в отпуске по БиР, работающей по внутреннему совместительству) .

Фактически HR + ОТ должны работать в паре: одни ведут кадры, вторые — СОУТ, а Росстату нужна сведённая картинка.

Особые категории работников: инвалиды, иностранцы, семьи

Квоты для инвалидов: новые правила для подразделений

С 1 марта 2026 года вступают в силу поправки в Закон «О занятости населения» (ФЗ от 28.11.2025 № 445-ФЗ):

субъекты РФ могут устанавливать квоты по трудоустройству инвалидов для всех видов обособленных подразделений работодателей, а не только по юрлицу в целом;
верхняя граница квоты увеличена — регион вправе установить квоту 2–4 % от среднесписочной численности работников (раньше обычно максимум был 3 %).

Если у компании несколько филиалов в разных регионах, каждый субъект может требовать выполнения квоты именно по своему подразделению.

Нарушение квот — это штрафы. Например, в Москве — до 10 000 ₽ за каждое неисполненное рабочее место.

Иностранные работники: новое основание для увольнения

С 1 марта 2026 года меняется ст. 327.6 ТК РФ (ФЗ от 17.11.2025 № 419-ФЗ):

появляется новое специальное основание для увольнения иностранного гражданина или лица без гражданства —
сокращение числа иностранных работников для соблюдения установленных ограничений (квот, долей по видам деятельности, региональных лимитов).

То есть если регион или Правительство уменьшили допустимую долю иностранцев в отрасли или регионе, работодатель вправе:

определить «лишних» иностранных работников;
предупредить их (как правило, за месяц, если иное не установлено);
расторгнуть с ними договор по новому пункту ст. 327.6.

Параллельно продолжают действовать и другие основания: утрата права на работу в РФ, окончание срока разрешения, патента и т. д.

Миграция и РВП, послабления для Молдовы

На 2026 год установлена квота на РВП — 3 802 разрешения + резерв 1 140 для перераспределения по регионам . Минтруд также предлагает квоту на работников по рабочим визам в объёме 278 940 человек, с приоритетом для производственных и строительных специальностей .

Для граждан Молдовы:

с 01.10.2025 по 01.01.2026 при въезде в РФ они могут работать без патента и без учёта заявленной цели визита;
послабление действует до 1 октября 2026 года, при условии прохождения биометрической идентификации;

получить патент после 01.10.2026 можно будет без выезда из РФ и без соблюдения стандартных сроков подачи документов.

Отдельно действует реестр «контролируемых лиц» МВД: иностранцы с серьёзными нарушениями попадают туда и фактически теряют возможность легализовать работу в РФ.

Семейные работники и новые гарантии (пока в проектах)

В 2025 году активно обсуждались поправки:

о досрочной пенсии для матерей двух и более детей;
о праве многодетных родителей на бесплатный проезд к месту отдыха;
о приоритете сохранения рабочего места для единственных кормильцев при сокращении;
о праве переносить отпуск, если он совпал с болезнью ребёнка, по электронному больничному;
о праве многодетных родителей на гибкий график и расширении критериев «многодетности».

На начало 2026 года часть этих инициатив всё ещё остаётся в статусе законопроектов. HR-службе важно мониторить появление новых ФЗ в этой сфере — они напрямую ударят по процедурам сокращения и графикам работы льготников.

Платформенная занятость и самозанятые

Платформы и закон № 289-ФЗ

ФЗ от 31.07.2025 № 289-ФЗ «Об отдельных вопросах регулирования платформенной экономики» вводит с 1 октября 2026 года новые правила для цифровых платформ — маркетплейсов, сервисов такси, доставки и т. п.:

платформам запрещено произвольно менять вознаграждение исполнителей или блокировать их без причин;
устанавливаются минимальные гарантии и ответственность операторов;
фиксируются базовые требования к договорам между платформами, исполнителями и заказчиками.

Для работодателей это важно в двух случаях:

Вы сами — платформа. Тогда вам нужно полностью перестроить модели взаимодействия с исполнителями.
Вы массово привлекаете исполнителей через платформы (фрилансеры, самозанятые). Тогда условия работы этих людей начинают регулироваться не только гражданским правом, но и специальным законом — нужно учитывать их статус и гарантии.

Самозанятые и индикатор риска ГИТ

С 2026 года обновлён один из индикаторов риска, связанный с подменой трудовых отношений:

Если организация работает более чем с 35 самозанятыми больше 3 месяцев, каждый из них получает от компании от 35 000 ₽ в месяц, и 75 % их дохода — от одного заказчика, это сигнал для ГИТ о возможной подмене трудового договора гражданско-правовыми отношениями.

В такой ситуации растёт вероятность внеплановой проверки, и инспектор может переквалифицировать отношения в трудовые со всеми вытекающими: доначисления взносов, отпускных, компенсаций и штрафов.

Проверки, персональные данные и воинский учёт

Проверки ГИТ: риск-ориентированный подход до конца 2026 года

Постановлением Правительства РФ от 28.07.2025 № 1122 продлено до 31.12.2026 действие Положения о госконтроле за соблюдением трудового законодательства и одновременно обновлены ключевые показатели и порядок проверок .

Основные моменты:

для работодателей высокой категории риска сохраняются плановые проверки;
для значительного, среднего и умеренного риска — вместо регулярных плановых вводятся обязательные профилактические визиты с периодичностью, установленной Правительством;
длительность профилактического визита — не более 10 рабочих дней (может продлеваться на время экспертиз);
вводятся новые цифровые инструменты: мобильное приложение «Инспектор», дистанционные мероприятия через фото, видео и видеосвязь.

Целевые показатели (как индикаторы риска) на 2026 год:

смертельный травматизм — не более 1,57 случая на 100 000 работников;
тяжёлый травматизм — не более 5,5 случая на 100 000;
задолженность по зарплате — не более 0,044 тыс. ₽ на работника.

Если по вашей организации эти показатели «выше нормы», риск визита ГИТ резко возрастает.

Персональные данные: категории риска и проверки Роскомнадзора

С 05.09.2025 обновлены критерии отнесения операторов персональных данных к категориям риска (Постановление Правительства РФ от 27.08.2025 № 1286):

в категорию А (высокий риск) попадают, в том числе, операторы, обрабатывающие данные более 100 000 субъектов или использующие согласие там, где оно законом не требуется;
в категорию Б могут отнести уже при обработке данных более 10 000 лиц;
учитывается использование зарубежных IT-сервисов и особенности обезличивания данных.

Чем выше категория риска — тем чаще и жёстче Роскомнадзор может проверять соблюдение закона о ПДн.

Воинский учёт и электронные повестки

С 1 января 2026 года запускается реформа призыва:

медосмотры, комиссии и профессиональный отбор призывников проводятся круглый год, а отправка в войска — по-прежнему два раза в год (весна и осень) ;
активно используется система электронных повесток через портал «Госуслуги»: повестка в личном кабинете приравнивается к вручённой под подпись;
у гражданина есть до 30 дней на явку; при неявке после того, как повестка считается вручённой, включаются ограничения (выезд, регистрационные действия и т. д.) .

Обязанности работодателя не исчезли:

вести воинский учёт работников призывного возраста и запасников;
уведомлять военкомат о приёме, увольнении и изменении учётных данных военнообязанных в установленный срок;
ежегодно до конца года утверждать план работы по воинскому учёту на следующий год.

С 2026 года на практике стоит ожидать чаще и вне «классических» призывных волн вызовов работников в военкомат.

Сводная таблица изменений трудового законодательства 2026 и действий работодателя

Блок	Что меняется с 2026 года	Что должен сделать HR или бухгалтер
МРОТ и минимальные гарантии	МРОТ 27 093 ₽ в месяц, рост на 4 653 ₽. Все выплаты за полностью отработанную норму не ниже нового МРОТ	Пересчитать оклады и доплаты до МРОТ, обновить штатное расписание и трудовые договоры
Пособия и больничные	Растут максимальные и минимальные размеры пособий, новый максимум среднедневного заработка	Проверять корректность расчёта ЭЛН, знать новые пределы, своевременно передавать данные в СФР
Новый ОКПДТР ОК 016-2025	Вводится новый классификатор профессий, старый 1994 года утрачивает актуальность	Актуализировать должности и коды в штатке, договорах, инструкциях и отчётности
Электронные трудовые книжки	Переходный период завершён: новые работники — только ЭТК, бумага сохраняется лишь по заявлениям до 2026 г	Обеспечить своевременную сдачу СЗВ-ТД, настроить обмен с СФР, обучить персонал новым процедурам
Электронный кадровый документооборот	ЭКД по-прежнему доброволен, но электронные договоры и приказы при КЭП имеют полную юридическую силу	Принять решение о переходе на ЭКД, утвердить положение, настроить систему и КЭП
Дистанционная работа	Требование заключать электронные договоры с дистанционными работниками, закреплять условия удалёнки в договоре	Перепроверить договоры с удалёнщиками, прописать режим, компенсации, порядок вызова в офис
Психиатрические освидетельствования	Новый порядок с 01.03.2026, комиссия только из психиатров, обязанность направлять при признаках расстройства.	Обновить положения о медосмотрах, договоры с медорганизациями, обучить HR и ОТ
Несовершеннолетние	Новые нормы подъёма и переноса тяжестей, детально по возрасту и полу, действуют до 2032 года	Обновить инструкции по ОТ, проверить фактические нагрузки подростков, скорректировать виды работ
Медицинские книжки	Бумажные медкнижки разрешены до 01.09.2026, затем ожидается полный переход на электронный формат	Подготовиться к переходу: выбрать сервис, настроить процессы, уведомить сотрудников
Отчётность по условиям труда и кадрам	Новая форма 1-Т «Условия труда» и обновлённые формы Росстата по персоналу и зарплате	Назначить ответственных, собрать данные по СОУТ, льготам и СИЗ, отладить подготовку отчётов
Квоты для инвалидов	Регионы могут устанавливать квоты 2–4 % по каждому обособленному подразделению	Проверить выполнение квот по каждому филиалу, продумать найм и адаптацию работников-инвалидов
Иностранные работники	Новое основание увольнения иностранцев при снижении квот ограничений, ужесточение миграционного контроля	Вести учёт иностранцев по квотам, отслеживать региональные ограничения, использовать новое основание увольнения
Миграционные послабления (Молдова и др.)	Особый режим для граждан Молдовы до 01.10.2026, ограниченные квоты РВП и работников по визам	Проверять статус и сроки пребывания, корректно оформлять патенты/разрешения, учитывать спецрежимы
Проверки ГИТ	Продление риск-ориентированного подхода до конца 2026 г., профвизиты вместо части плановых проверок	Провести самоаудит кадров и зарплаты, подготовить пакет документов «на случай визита»
Персональные данные	Новые критерии категорий риска операторов ПДн, усиление дистанционного контроля Роскомнадзора	Оценить категорию риска, проверить регламенты по ПДн и перечень используемых IT-сервисов
Воинский учёт и электронные повестки	Круглогодичная работа призывных комиссий, электронные повестки через «Госуслуги»	Актуализировать воинский учёт, соблюдать сроки уведомлений, выстроить взаимодействие с работниками-призывниками
Платформенная занятость и самозанятые	С 10.2026 — новые правила для цифровых платформ, индикатор риска ГИТ при массе самозанятых с одним заказчиком	Проанализировать модель работы с самозанятыми и платформами, снизить риск переквалификации в трудовые отношения

2026 год — это не один большой новый закон, а десятки точечных изменений. Опасность в том, что они лежат в разных плоскостях: зарплата, охрана труда, миграция, ПДн, статистика, воинский учёт.

Если разложить всё по чек-листу, распределить зоны ответственности и вовремя обновить документы, эти изменения перестанут быть угрозой и станут обычной рабочей рутиной.

Роман Смирнов, эксперт по аутсорсингу