С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка на автоперевозку, экспедиторские документы, железнодорожная транспортная накладная и авиационная грузовая накладная переходят в электронный формат. Требование касается всей цепочки: грузоотправителя, перевозчика, экспедитора и грузополучателя.
Для склада главный риск возникает в момент приёмки. Машина приехала ночью, груз пересчитали, а сотрудника с правом подписи нет. Электронная транспортная накладная зависла. Следом задерживаются оплата перевозчику и выезд следующей машины.
Какой ЭДО станет обязательным с 1 сентября 2026 года
Основа реформы: Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Документы оформляют по форматам ФНС и передают через оператора ИС ЭПД в систему ГИС ЭПД.
Документ
Что меняется
Кто участвует
Транспортная накладная
Базовая форма становится электронной
Отправитель, перевозчик, получатель
Заказ или заявка на перевозку
Оформляется электронно
Заказчик, перевозчик
Поручение экспедитору
Оформляется электронно
Клиент, экспедитор
Экспедиторская расписка
Оформляется электронно
Экспедитор
Складская расписка
Оформляется электронно
Экспедитор
Железнодорожная и авиационная накладные
Переходят в утверждённый электронный формат
Участники перевозки
Путевой лист в этот перечень не входит. Его можно оформлять через ГИС ЭПД, но общей обязанности переводить все путевые листы в электронную форму нет.
Кому придётся подключаться
Транспортный ЭДО нужен производителям, торговым сетям, складам, перевозчикам и экспедиторам. Грузополучатель тоже участвует в процессе. Он подписывает свою часть ЭТрН и фиксирует приёмку, недостачу, повреждение либо отказ.
Компания, которая перевозит собственный груз собственным транспортом без договора перевозки, транспортную накладную обычно не оформляет. Для такой поездки сохраняется путевой лист.
Когда бумага сохранится
Бумага сохранится в случаях, прямо указанных Минтрансом: специальные и военные грузы, особые правовые режимы, отдельные международные сценарии, перевозки для личных нужд физлица и техническая невозможность обмена.
Есть и менее очевидный случай. При перевозке между филиалами одной организации, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним юридическим лицом, транспортная накладная оформляется на бумаге.
Минтранс прорабатывает расширение исключений для отдельных перевозок внутри сельскохозяйственных холдингов. Пока поправки не приняты, строить процесс на ожидаемом послаблении рискованно.
Как проходит электронная перевозка
Компания выбирает оператора ИС ЭПД. Работать можно в браузере, мобильном приложении, модуле для 1С или через интеграцию с ERP, TMS и WMS.
Типовой процесс выглядит так:
Грузоотправитель создаёт ЭТрН и вносит сведения о грузе.
Перевозчик подтверждает машину, водителя и приём груза.
После подписания первых частей документа система формирует QR-код.
Изменения по ходу рейса вносят в новую часть того же документа.
Грузополучатель фиксирует результат приёмки.
Участники получают завершённый документ через своих операторов.
Замена автомобиля или водителя не требует новой ЭТрН, когда перевозчик остаётся прежним. Данные обновляют в действующем документе, после чего формируется новый QR-код. При перегрузке на промежуточном складе и начале отдельной перевозки потребуется новая накладная.
Что произойдёт при сбое
Временная недоступность ГИС ЭПД сама по себе не останавливает рейс. Оператор сохраняет сведения и передаёт их в государственную систему после восстановления работы. Водитель может предъявить визуализацию документа на устройстве или распечатанную копию, если QR-код временно не сформировался.
В регламенте укажите, кто фиксирует сбой, хранит визуализацию и связывается с оператором.
Кто должен подписывать ЭТрН на складе
Руководитель или ИП использует квалифицированную электронную подпись. Представителю организации нужна электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность. Для отдельных действий водителя предусмотрены другие варианты подписи, но итоговый файл должен быть подтверждён перевозчиком в установленном порядке.
Составьте матрицу полномочий и назначьте основного и резервного подписанта на каждую смену.
Что учесть при аутсорсинге персонала
Аутсорсинговый сотрудник может разгружать машину, считать места и заносить расхождения в WMS. Договор оказания услуг сам по себе не даёт ему права подписывать ЭТрН от имени заказчика.
Есть два рабочих сценария:
Исполнитель передаёт данные ответственному сотруднику заказчика, который подписывает документ.
Заказчик отдельно наделяет конкретного представителя полномочиями и оформляет МЧД.
Второй вариант требует строгого списка полномочий, срока доверенности и порядка её отзыва.
Сколько стоит одна непродуманная смена
Возьмём распределительный центр, который принимает 12 машин за ночь. Подписант доступен только с 9:00. Каждая машина ждёт в среднем 45 минут, стоимость простоя составляет 2500 рублей в час.
12 × 0,75 × 2500 = 22 500 рублей за смену.
За 22 рабочих дня сумма вырастет до 495 000 рублей. Это пример расчёта. Подставьте число машин, среднее ожидание и ставку простоя из договоров с перевозчиками.
При 1500 перевозках в месяц и 10 минутах на обработку накладной компания тратит 250 рабочих часов. При полной стоимости часа 700 рублей процесс обходится в 175 000 рублей в месяц без учёта бумаги, архива и исправления ошибок.
Что будет за работу на бумаге
Срок перехода сохраняется: 1 сентября 2026 года. Президент поручил МВД и Ространснадзору предусмотреть до 1 марта 2027 года устное замечание, когда участник предъявляет бумажный документ вместо обязательного электронного.
Эта мера даёт время на адаптацию, но обязанность сохраняется. Контрагент вправе потребовать ЭТрН. Бумага способна задержать приёмку и оплату.
Отдельного универсального штрафа в 100 000 рублей именно за отсутствие ЭТрН в статье 12.31.1 КоАП нет. Ссылаться на эту норму как на готовую санкцию некорректно.
Как перейти на ЭПД за 6–8 недель
План внедрения
Соберите все сценарии перевозок: поставка, самовывоз, возврат, сборный груз, переадресация, перегрузка, доставка через экспедитора.
Определите роль каждой компании в документах.
Выберите оператора ИС ЭПД и проверьте роуминг с ключевыми контрагентами.
Назначьте подписантов на дневные, ночные и выходные смены.
Выпустите подписи и оформите МЧД.
Настройте обмен с 1С, WMS, TMS или ERP.
Проведите пилот на 20–30 реальных перевозках.
Отработайте сбой связи, замену водителя, недостачу и отказ от приёмки.
Добавьте правила ЭПД в договоры с перевозчиками, экспедиторами и складскими подрядчиками.
Проверьте, включён ли экспедитор в реестр на платформе «ГосЛог».
ФНС оценивает полный переход с подключением контрагентов и тестированием процессов в два-шесть месяцев.
Контрольный вопрос перед запуском
Представьте обычную ночную смену: машина опоздала, водитель заменён, часть груза повреждена, основной подписант недоступен. Команда должна знать, кто меняет данные, кто принимает решение по расхождениям и кто завершает ЭТрН.
Когда ответы записаны в регламенте и проверены на реальной перевозке, склад готов к 1 сентября 2026 года.